Wer eine Rechnung bekommt, bekommt zugleich auch eine verbindliche Zahlungsfrist mitgeteilt. Unter Zahlungsfrist ist der Zeitraum, während dessen der geforderte Zahlungsbetrag bezahlt werden muss, zu verstehen. So kann zum Beispiel eine Zahlungsfrist von einer Woche, oder aber auch von drei Wochen angegeben werden. Es kann sich dabei auch um mehrere verschiedene Zahlungsmodalitäten handeln. Zum Beispiel können gewisse Stornokonditionen angeboten werden, die bei Einhaltung von entsprechenden kürzeren Zahlungsfristen, gewährt werden. Die Zahlungsfrist kann beispielsweise wie folgt formuliert sein: "fällig 10 Tagen nach Rechnungserhalt" beziehungsweise "zahlbar bis zum 30.07.2008" oder auch "3 % Skonto bei Zahlung innerhalb einer Woche". Sind gar keine Zahlungsfristen angegeben, ist die Rechnung nach der als gesetzliche Zahlungsfrist bezeichnete Frist zu begleichen. Hierzu hat sich die Frist von 30 Tagen eingebürgert.

Ist die Forderung berechtigt und die Rechnung korrekt, muss sie bezahlt werden und die Sache kann als erledigt betrachtet werden.

Was ist zu aber tun, wenn die Forderung unberechtigt oder die Rechnung nicht korrekt ist? Der Rechnungsempfänger kann und muss hierzu entsprechende Schritte unternehmen, um die Lage klar zu stellen. Dafür gibt es mehrere Wege.

Ein denkbarer Weg ist, beim Erhalt einer unkorrekten Rechung den Gläubiger zu kontaktieren und eine Berichtigung so fordern. Werden sich Schuldner und Gläubiger einig, kann eine neue korrekte Rechung erstellt werden und die Sache ist aus der Welt. Sonst bleibt dem Schuldner der empfehlenswerte Weg, eine so genannte "Zahlung unter Vorbehalt", die als eine Art Vorauszahlung betrachtet werden kann, zu leisten. Dadurch hat er seinen guten Willen zur Einigung gezeigt. In diesem Fall muss der Gläubiger reagieren. Denn der deutschen Rechtssprechung nach, entfällt dabei die Beweispflicht des Schuldners, während der Zahlungsempfänger zugleich beweispflichtig wird.

Wichtig ist allerdings, dass jede Zahlung, die "unter Vorbehalt" geleistet wird, durch klar definierte und aussagekräftige Argumente begründet wird. Daher muss der Schuldner unmissverständlich erklären, welche unanfechtbaren rechtlichen Einsprüche er über die bedingte Zahlung erheben will. Er muss dem Gläubiger klar machen, dass er zwar eine Zahlung geleistet hat, jedoch von ihm eine ordentliche Klärung erwartet. Bei einer Zahlung unter Vorbehalt bekommt der Schuldner zu viel gezahltes Geld zurück, wenn seine Einwände berechtigt sind und vom Gläubiger nicht angefochtenn werden können. Eine Zahlung unter Vorbehalt ohne jegliche Begründung kann dagegen keinem helfen. Um eine Zahlung unter Vorbehalt optimal begründen zu können, können Schuldner Musterbriefe und Vordrucke in Anspruch nehmen, die im Internet angeboten werden.

Gar nicht reagieren, ist völlig verkehrt, auch wenn der Rechnungsempfänger absolut im Recht ist, die Rechnung nicht bezahlen zu müssen. Denn, ist einmal die in der Rechnung gestellte Zahlungsfrist abgelaufen, ohne dass der geforderte Zahlungsbetrag bezahlt wurde, darf der Gläubiger den Rechnungsempfänger mahnen. Durch diese Mahnung kommt der Schuldner bereits in Verzug. Auf die Mahnung können eine Klage, ein Mahnbescheid und ein Mahnverfahren, die mit hohen Kosten verbunden sind, folgen.